İletişim

İş Hayatında En Sık Yaşanan 6 İletişim Problemi

İster kurumsal hayat ol, ister kendi işinin sahibi ol; ne kadar başarılı olduğun kurduğun iletişime bağlı. Kurumsal hayatta isen ekibinle, yöneticinle veya çalışma arkadaşlarından biriyle ilişkinde bir iletişim problemi varsa çalışma arzun ve performansın düşer.

Hatta işe gitmek bile istemeyebilirsin. Süreç düzelmezse, belki işi bırakıp şirketini değiştirmeye kadar gidersin.

Kendi işini yapıyorsan da ekibinle, müşterilerinle ve hizmet aldığın kişilerle doğru bir iletişim kuramazsan, maddi ve manevi olarak zarara uğrayabilirsin. Üstelik her zaman onlar kendilerini haklı görürler.

İşyerinde bir iletişim problemi olduğunda moral, performans ve verimlilik bu süreçten olumsuz olarak etkilenebilir. Problemin büyüklüğüne ve devam etme süresine göre taraflar arasında da arkadaşlık veya alt-üst ilişkileri zarar görür.

Kontrol edilmediğinde devam eden ve üzerine yenileri eklenen iletişim sorunları potansiyel olarak ticari hayatti maddi zararlara ve şirketin kamuoyundaki imajını olumsuz yönde etkileyen hatalara yol açabilir.

En çok karşılaşılan sorunları tanımak ve müdahale etmek, problemleri ortaya çıkmadan önce düzeltme imkanı verir.

6 İletişim Problemi


1.Ayrıntılara Dikkat Etmemek

E-posta yoluyla yapılan yazılı iletişimlerde ayrıntılar kaybolabilir, gözden kaçabilir veya yanlış anlaşılabilir. Bir e-postada birden fazla soru varsa, cevap verilirken “evet” yanıtını yazmak net değildir. Veya size bir belgeyi inceleyip incele yemeyeceğiniz sorulduğunda “Ok veya Tamam” yanıtını vermek, belgenin nerede bulunduğu, ne tür bir gözden geçirmenin istendiği veya düzenlemelerin ne zaman teslim edilmesi gerektiği gibi diğer ilgili soruları netleştirmez.

Çözüm: E-posta siz talep eden taraftaysanız isteklerinizi mümkün olduğunca açık ve ayrıntılı hale getirin. Yanıtlayan tarafta iseniz cevaplarınızı her soru için eksiksiz ve kapsamlı yapın. Gönder’e basmadan önce kendinize şunları sorun: Her soruya tam olarak cevap verdim mi? Alıcının e-postamı okuduktan sonra netleştirmek isteyeceği sorular neler olabilir?

2.İşi Başkasının Yapacağını Varsaymak

Bir grup beyin fırtınası oturumunun, bir grup e-postasının veya bir grup projesinin parçası olduğunuzda, her zaman başka birinin kapsanan bir görevi olduğunu varsayma potansiyeli vardır.

Herkes başka birisinin işleri hallettiğini varsaydığında, iş kaçınılmaz olarak ortada kalır ve bu da parmakla işaret etme, suçlama ve teslim tarihlerinin kaçırılmasına neden olur.

Çözüm: Herhangi bir grup mailinde, tartışma veya münazaranın sonunda rollerin net belirlenmiş ve açıklığa kavuşturulmuş olması gerekir. Ekibinizden bir kişinin yapacağı bir işi “Arkadaşlar” diye başlayarak ortaya atmayın. Maili bir kişi belirleyin ve ona hitaben yazın. Eğer o kişi net değilse önce gruba işi kimin yapmak istediğini sorup, ismi belirledikten sonra o işi verin. Kalabalık yazışmalarda kimin neyi ne zaman yapacağını açıklayan bir e-posta, işleri çok kolaylaştırır. Bir aksiyonun sorumlusu olarak iki kişi aynı anda atamayın.

3.Kendini Kontrol Edememek

Kendini kontrol edememek, hem yazılı hem de sözlü iletişimde bir anda tansiyonun yükselmesine sebep olur. Yazmak üzere olduğunuz veya söyleyemeyi planladığınız bir şeyi, mümkünse hemen onda yapmayın. Bir müddet zaman geçmesini bekledikten ve olay biraz soğuduktan sonra söyleyin veya e-posta gönderin.

Çözüm: Gönder’e basmadan önce içerik, yazım, dil bilgisi ve geçerliliği kontrol edin. Sözlü iletişimdeyseniz, karşı tarafın sözlerinizi yanlış anlamadığından emin olmak için ses tonunuza odaklanın ve sürekli kontrol edin. Hararetli bir ortamda kalırsanız, tartışmaya devam etmeyin ve sakinleşince konuşmayı önerin. Sözlerinizi dikkatlice seçin ve yüksek sesle söylemeden önce en az bir kez zihinsel filtrenizden geçirin.

4.Hazırlıksız Olmak

Bir toplantıya geç kalırsanız veya bir son teslim tarihine yaklaşırsanız ve hazırlıksızsanız, onu kanatlandırmak isteyebilirsiniz. Hazırlıksız olduğunuzda hatalar, yanlış anlamalar ve hatta bir proje veya görevin yanlış yönlendirilmesi meydana gelebilir.

Çözüm: Organize olun ve hazırlıklı olun. Değilseniz, duvara bir fikir fırlatmaktan daha fazla zamana ihtiyacınız olduğunu kabul etmek ve fikrin kalıcı olmasını ummak daha iyidir.

5.Yanlış İletişim Aracını Kullanma

Bir e-postanın uygun olduğu zamanlar ve bir telefon görüşmesi veya yüz yüze görüşmenin daha uygun olduğu zamanlar vardır. Durumu yanlış değerlendirmek ve yanlış aracı seçmek iletişimde bir kesintiye neden olabilir ve kafa karışıklığına, yanlış anlaşılmaya ve duyguları incitmeye neden olabilir.

Çözüm: Her gün hassas olmayan bilgi alışverişinde bulunuyorsanız, e-posta sorun değil. Yanlış bilgilerle dolu yapışkan bir durumu çözmeye çalışıyorsanız, bir telefon görüşmesi veya Skype oturumu daha etkili bir karşılıklı alışverişe olanak tanır. Kötü haberler veriyor veya ciddi ya da tartışmalı bir tartışma yaşıyorsanız, yüz yüze bir yaklaşım en iyi seçimdir. Beden dilini okumanıza, mizacınızı ölçmenize ve kişisel temas kurmanıza olanak tanır.

6.Çok Fazla Şey Söylemek

Bazen düşünmeden önce konuştuğumuzda fazla paylaşırız. Diğer zamanlarda, dedikodu yapar ve uygunsuz bilgi alışverişinde bulunuruz. Bazen dikkatsizlik, kişisel veya hassas bilgilerin aşırı paylaşılmasına veya yayınlanmasına neden olur – sizin ve bir iş arkadaşınızın bir müşteri hakkında aşağılayıcı terimlerle konuştuğunuz bir e-posta konuşmasında yanlışlıkla “herkese yanıtla” veya “ilet” e bastığınız bir senaryo düşünün.

Çözüm: İşyerinde gizlilik ihtiyacını vurgulayın, kapalı kapılar ardında hassas toplantılar yapın, son derece gizli veya hassas bilgileri e-postaya koymaktan kaçının ve dedikodulara son verin. Kolaylaştırılmış ve etkili iletişim, yukarıdan aşağıya başlar. Halihazırda en iyi uygulamalara yönelik bir iletişim politikanız yoksa, bir tane oluşturun ve onu oryantasyon ve personel eğitimi etkinlikleri için kullanın. Ayrıca, bazen zayıf iletişimin bir sonucu olarak görülen bir sorunun etkisiz iş uygulamaları, zayıf organizasyon veya yetersiz zaman yönetimi becerileri olabileceğini göz önünde bulundurun.

 

Benzer Yazılar

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir